Ochrana osobních údajů

01Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost MEDICALTAXES s.r.o., IČO 074 17 756, se sídlem Cihelní 668/1, Nové Město, 735 06 Karviná, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě pod sp. zn. C 75731 (dále jen „my“ nebo „správce“).

Ve věcech ochrany osobních údajů se na nás můžete obrátit:

• e‑mailem: ucto@cyconova.cz,
• telefonicky: +420 734 753 770,
• písemně na adrese sídla: Cihelní 668/1, 735 06 Karviná.

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali; s ohledem na povahu a rozsah našeho zpracování nám tato povinnost podle čl. 37 GDPR nevzniká.

02Na koho se tyto zásady vztahují

Tyto zásady popisují zpracování osobních údajů:

• návštěvníků webu medicaltaxes.cz,
• zájemců o naše služby, kteří nás kontaktují poptávkovým formulářem, e‑mailem nebo telefonicky,
• klientů a jejich zástupců (podnikající fyzické osoby, jednatelé, kontaktní osoby právnických osob),
• uchazečů o zaměstnání, kteří odešlou přihlášku přes stránku Kariéra,
• obchodních partnerů a dodavatelů.

03Jaké údaje zpracováváme

• Identifikační údaje — jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo (jen tam, kde to vyžaduje zákon), IČO, DIČ, sídlo či adresa.
• Kontaktní údaje — e‑mail, telefon, doručovací adresa.
• Údaje z komunikace — obsah poptávek, e‑mailů a další korespondence, údaje vyplněné ve formulářích na webu.
• Údaje nezbytné pro poskytování služeb — účetní, daňové a mzdové podklady a doklady předané v rámci spolupráce.
• Údaje uchazečů o zaměstnání — údaje uvedené v přihlášce a životopise (vzdělání, praxe apod.).
• Technické údaje o návštěvě webu — IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, provozní záznamy serveru; analytické údaje jen na základě souhlasu (viz Zásady cookies).

Nezpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé údaje) ve smyslu čl. 9 GDPR, ledaže by nám je klient předal jako součást zákonem vyžadovaných podkladů (např. mzdová agenda); v takovém případě je zpracováváme výhradně v nezbytném rozsahu.

04Účely, právní základy a doba uchování

4.1 Vyřízení poptávky a jednání o spolupráci

• Právní základ: provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Doba uchování: po dobu jednání; nedojde‑li ke spolupráci, nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace.

Odeslání poptávkového formuláře nepodmiňujeme souhlasem se zpracováním — údaje potřebujeme k tomu, abychom vám mohli odpovědět; zaškrtnutím pole pouze potvrzujete, že jste se s těmito zásadami seznámili.

4.2 Poskytování účetních, daňových a mzdových služeb

• Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR), zejména podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, daňového řádu, zákona o DPH a předpisů sociálního a zdravotního pojištění.
• Doba uchování: po dobu trvání spolupráce a dále po dobu stanovenou právními předpisy — zejména účetní doklady a účetní knihy 5 let, účetní závěrky 10 let, daňové doklady pro účely DPH 10 let; mzdové listy a podklady pro důchodové pojištění až 30 let podle zákona č. 582/1991 Sb.

4.3 Plnění povinností podle AML předpisů

• Právní základ: plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
• Doba uchování: 10 let od ukončení obchodního vztahu nebo od uskutečnění obchodu.

Jako osoba poskytující účetní služby jsme povinnou osobou podle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Z tohoto důvodu provádíme identifikaci a kontrolu klienta v zákonném rozsahu (včetně data narození, rodného čísla a údajů z průkazu totožnosti) a údaje po zákonem stanovenou dobu uchováváme. Jde o zákonnou povinnost, kterou nelze vyloučit dohodou.

4.4 Ochrana našich práv a oprávněných zájmů

• Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) na určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků a na zabezpečení našich systémů.
• Doba uchování: smluvní a související dokumentace po dobu běhu promlčecích lhůt (zpravidla 3 roky, nejdéle 10 let od ukončení spolupráce); provozní záznamy webového serveru zpravidla 90 dnů.

4.5 Výběrová řízení (stránka Kariéra)

• Právní základ: provedení opatření před uzavřením pracovní smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a oprávněný zájem na obhajobě proti případným právním nárokům (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uchování: po dobu výběrového řízení a 3 měsíce po jeho skončení; delší uchování pro budoucí nabídky jen na základě vašeho výslovného souhlasu.

4.6 Analytika a další volitelné cookies

• Právní základ: souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.), udělený v cookie liště.
• Doba uchování: podle druhu cookie — podrobnosti v Zásadách cookies; souhlas můžete kdykoli odvolat tlačítkem „Cookies“ v patičce webu.

05Kdy jednáme jako zpracovatel

Při vedení účetnictví a zpracování mezd pro klienty zpracováváme také osobní údajezaměstnanců, dodavatelů a obchodních partnerů našich klientů. Ve vztahu k těmto údajům je správcem klient a my jednáme jako zpracovatel podle čl. 28 GDPR — údaje zpracováváme výhradně na základě smlouvy s klientem, podle jeho pokynů a po dobu jím určenou. Subjekty údajů uplatňují svá práva primárně u svého zaměstnavatele či smluvního partnera (našeho klienta); v uplatnění jim na jeho pokyn poskytneme součinnost.

06Odkud údaje získáváme

• přímo od vás (formuláře, e‑mail, telefon, osobní jednání, předané podklady),
• od našich klientů, jednáte‑li za ně nebo jste‑li jejich zaměstnancem či partnerem,
• z veřejných rejstříků a evidencí (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík, registr plátců DPH).

07Komu údaje zpřístupňujeme

Osobní údaje neprodáváme ani nepředáváme třetím stranám k marketingovým účelům. Příjemci údajů jsou pouze:

• orgány veřejné moci při plnění našich či klientových zákonných povinností — zejména orgány Finanční správy ČR, Česká správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny, případně soudy a orgány činné v trestním řízení,
• zpracovatelé zajišťující provoz webu a IT — poskytovatel hostingu a e‑mailové infrastruktury Amazon Web Services EMEA SARL (data uložena přednostně v regionech EU) a — pouze s vaším souhlasem — poskytovatel analytických nástrojů Google Ireland Limited,
• odborní poradci vázaní zákonnou nebo smluvní mlčenlivostí (advokáti, auditoři, daňoví poradci), je‑li to nezbytné.

Se všemi zpracovateli máme uzavřeny smlouvy o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.

08Předávání do třetích zemí

Osobní údaje zpracováváme přednostně na serverech v Evropské unii. Pokud u poskytovatelů cloudových služeb (Amazon Web Services, Google) může dojít k předání údajů do USA, děje se tak na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně pro subjekty certifikované v rámci EU–U.S. Data Privacy Framework, případně na základě standardních smluvních doložek podle čl. 46 GDPR.

09Cookies

Web používá nezbytné cookies pro svůj provoz a — pouze s vaším souhlasem — cookies analytické, marketingové a preferenční. Podrobný přehled včetně dob uložení najdete v Zásadách cookies. Svou volbu můžete kdykoli změnit tlačítkem Cookies v patičce webu.

10Zabezpečení

Přijali jsme technická a organizační opatření odpovídající povaze zpracování: šifrovaný přenos dat (TLS), řízení přístupů k systémům, zálohování, závazek mlčenlivosti všech osob, které s údaji přicházejí do styku, a zásadu minimalizace — zpracováváme jen údaje, které skutečně potřebujeme.

11Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte tato práva:

• právo na přístup — potvrzení, zda a jaké údaje o vás zpracováváme, a kopii těchto údajů (čl. 15 GDPR),
• právo na opravu nepřesných či doplnění neúplných údajů (čl. 16 GDPR),
• právo na výmaz, pokud pominul účel zpracování, odvolali jste souhlas nebo bylo zpracování protiprávní; výmaz nelze provést, ukládá‑li nám uchování údajů právní předpis (čl. 17 GDPR),
• právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR),
• právo na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli a které zpracováváme automatizovaně na základě smlouvy nebo souhlasu (čl. 20 GDPR),
• právo odvolat souhlas — kdykoli, bez vlivu na zákonnost zpracování před odvoláním,
• právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování (čl. 22 GDPR) — k žádnému automatizovanému rozhodování ani profilování u nás nedochází.

Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR): Zpracováváme‑li vaše údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo proti takovému zpracování kdykoli vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Údaje pak dále nezpracováváme, neprokážeme‑li závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo nezbytnost pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

Práva uplatníte na kontaktech uvedených v čl. 1. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti; tuto lhůtu lze ve složitých případech prodloužit o další dva měsíce, o čemž bychom vás informovali. Máme‑li důvodné pochybnosti o vaší totožnosti, můžeme vás požádat o její ověření. Uplatnění práv je bezplatné; za zjevně nedůvodné či nepřiměřeně opakované žádosti můžeme účtovat přiměřený poplatek, nebo je odmítnout.

12Stížnost u dozorového úřadu

Domníváte‑li se, že vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz. Budeme však rádi, když se nejdřív obrátíte na nás — většinu věcí vyřešíme rychleji.

13Mimosoudní řešení spotřebitelských sporů

Jste‑li spotřebitel, máte podle § 14 a § 20d a násl. zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, právo na mimosoudní řešení sporu z naší smlouvy. Příslušným subjektem je Česká obchodní inspekce, Štěpánská 796/44, 110 00 Praha 1, www.coi.cz (podrobnosti na adr.coi.cz).

14Musíte nám údaje poskytnout?

Poskytnutí údajů je dobrovolné, avšak v rozsahu nezbytném pro odpověď na poptávku, uzavření a plnění smlouvy nebo splnění zákonných povinností (zejména AML identifikace) je podmínkou toho, abychom vám mohli odpovědět, resp. služby poskytovat. Bez těchto údajů nemůžeme smlouvu uzavřít ani plnit.

15Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat, zejména při změně právních předpisů nebo rozsahu zpracování. Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce; u podstatných změn vás budeme vhodným způsobem informovat.

Účinné od 23. července 2026 · MEDICALTAXES s.r.o.